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작성일 : 26-09-14 13:17
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기업메일 기업메일, 아직도 개인 메일로 업무 보시나요
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글쓴이 :
백프로
 조회 : 14
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중소기업 다니는 후배가 얼마 전에 이런 얘기를 했습니다. 거래처에 견적서를 보냈는데 상대방이 스팸함에서 겨우 찾았다고 하더라고요. 회사 도메인이 아닌 프리메일 계정으로기업메일 보낸 탓에 걸러졌무료메일다는 겁니다. 이 회사메일얘기를 듣고 예전에메일주소만들기 제가 겪었던 일이 떠올랐습니다.
저도 한동안은 네이버나 다음 계정으로 업무 메일을 주고받았습니다. 처음에는 별문제 못 느꼈죠. 그런데 거래처가 늘어나면서 문제가 하나씩 나오기 시작했습니다. 발주서를 보냈는데 상대 담당자가 휴가 중이라 답장을 못 받는다든지, 퇴사한 직원 계정으로 온 메일을 아무도 확인하지 못한다든지. 무엇보다 결정적이었던 건 해외 바이어가 회사 도메인을 물어볼 때였습니다. 개인 주소를 알려주는 순간 신뢰도가 확 떨어지는 게 느껴졌어요.
기업메일로 바꾸고 나서 달라진 점을 꼽자면 세 가지입니다. 첫째, 스팸 필터가 훨씬 정교해졌습니다. 같은 내용을 보내도 수신율이 확실히 다릅니다. 둘째, 담당자가 바뀌어도 계정은 그대로 유지되니 업무 연속성이 생깁니다. 셋째, 메일함 용량이나 첨부파일 제한이 넉넉해서 대용량 도면이나 견적 파일을 주고받을 때 스트레스가 줄어듭니다.
비용은 생각보다 부담스럽지 않습니다. 직원 수에 따라 다르지만 1인당 월 몇천 원 수준부터 시작하는 요금제가 많습니다. 다만 업체를 고를 때 꼭 확인해야 할 게 있습니다. 도메인 소유권이 누구에게 있는지, 나중에 다른 업체로 옮길 때 메일 데이터를 온전히 가져갈 수 있는지 정도는 계약 전에 따져보시는 게 좋습니다. 저는 이걸 몰라서 한 번 이전할 때 애를 먹었습니다.
메모리나 반도체 같은 전자부품을 다루는 회사라면 특히 메일 관리가 중요합니다. 발주와 납기 관련 문서가 오가니까요. 마이크로웍스 코리아 같은 유통 전문기업도 대표번호와 회사 도메인 메일 주소를 함께 안내하고, 웹상 문의 창구를 따로 두고 있습니다. 이렇게 창구가 나뉘어 있으면 급한 건은 전화로, 서류가 필요한 건은 메일로 정리해서 처리하기가 수월합니다.
결국 기업메일은 돈을 내고 사는 체면이 아니라 업무 사고를 막는 안전장치에 가깝습니다. 아직 개인 계정으로 버티고 계시다면, 직원이 두세 명만 넘어가도 지금 한번 정리해두시길 권합니다. 나중에 거래처가 늘어난 뒤에 바꾸려면 그때가 더 번거롭습니다.
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